業務効率化サポート事業

業務改善において、第一にすべきことは「自分たちのサービスとその価値は何か」を再確認することです。
「そんなあたり前のこと、今さら…」と思うかもしれません。でも、サービスの本質的な価値を正しく認識しておかないと、その後の業務設計で選択を誤ってしまいます。お客様があまり価値を感じない、もしくは価値を生み出さない部分に手間暇かけた結果、業務が圧迫されてしまったとしたら本末転倒です。
スモールビジネスは「リソース(経営資源)が限られている」ことが前提です。特に現代は、賃金、物価、社会保険、税金など負担が増える一方、人員の採用も難しくなっています。
本来の業務設計は、“お客様への提供価値から逆算し、限られたリソースで最大の価値を生み出す仕組み”を作ること。
業務設計は「貴重なリソースをどこに振り分けるのか」という、重要な経営判断の一部です。
だからこそ、自社サービスの本質的な価値を事前に再確認しておく必要があります。

多くの企業は「アナログな作業をデジタルツールを使った作業に置き換える」だけでよしとしがちです。しかし、非効率な手順をそのままデジタル化しても、それは「ムダな作業をシステムを利用して行う」ことになっただけで、全体が効率的な仕組みに変化したとは言えません。
デジタル化を考える前に本当に必要なのは「業務プロセスの再設計(スクラップ＆ビルド)」です。
現在の業務プロセスを構成するすべての要素を洗い出し、「本当にこの作業は必要か？」「本当にこの方法でいいのか？」を、最終的な目的に照らして見直します。似たような作業を統合したり、価値を生んでいない作業を思い切って除外したり、無駄を削ぎ落としてステップ数を減らすことで、業務全体をスリム化することができます。
このように、業務プロセスをあらかじめシンプルに設計しておくことで、導入するシステム・ツールも、より適切なものを選択することが可能になります。

多くの企業は「自社の複雑な業務に合うシステム」を探した結果、カスタマイズが高額になる、複数のソフトの組み合わせで混乱する、こんな状況に陥りがちです。
しかし、本来スモールビジネスが使うべきなのは、超有名な汎用クラウドサービスやプラットフォームです。
リソースが限られているスモールビジネスにとって何より手堅い戦略は、大手の莫大な投資と優秀な人材によって開発されたシステムを最大限に使いこなすことです。これがもっともコスパ良く、生産性を高めることに繋がります。
これらは、費用もリーズナブルで、誰でも簡単に操作できるシンプルでわかりやすい仕様になっており、アイデア次第で幅広く柔軟性のある使い方が可能です。また、さまざまなサービスとの連携も可能で、相乗効果も期待できます。
そして、これらを効果的に使う何よりのコツは「システムに業務を合わせる」ということです。一般的に、業務にシステムを合わせようとしがちですが、この方法だと、システムの機能の一部しか利用できず、本来のメリットを享受することができません。最初からシステムありきの業務を設計すれば、システムが形骸化するという状況も避けることができます。
まずはシステムの機能を深く知り、それらを活かせるように自社の業務フローを再設計すること。これこそが、業務効率化の成否をわける最も重要な要素です。

実は、業務効率化は「未来を見据えた投資」としての一面を持っています。そのためには、業務の仕組みやノウハウを、組織の「無形資産」として活用できるよう、長期目線で設計することが重要です。
「再利用性・汎用性」を前提に仕組みを構築することで、以下のような長期的なレバレッジ効果が得られます。

 横展開による時間短縮：

汎用的なプロセスやテンプレートを作成しておくことで、事業に変化が起きた際にも、調整・応用のみでスムーズに対応できます。検討・設計のための時間を大幅に短縮し、立ち上げのスピードを加速させます。

 人に依存しない組織知識の確立：

あらゆる情報を個人ではなく組織の仕組みに集約・蓄積させることで、属人化を防ぐことができます。担当者が変わっても業務が滞ることなく、組織全体の安定化を図れます。

 データの集積による戦略性の向上：

日々の業務プロセスを通してデータが蓄積されることで、時間が経過するほどにデータの質が高まります。これにより、次の業務改善や重要な各種意思決定を、迅速かつ精度高く行えるようになります。